Med fraværsassistent kan du informere den som ringer deg om at du er opptatt, hvor lenge og når du vil være tilgjengelig igjen. Du kan selv velge om telefonen skal ringe som vanlig, settes over til en kollega, sentralbord eller til din telefonsvarer. Tjenesten legger automatisk til avtaler i din Outlook – og du kan i tillegg styre den direkte fra mobilen.
Før du kan ta i bruk tjenesten, må du laste ned en plug-in funksjonalitet som legger seg i din Outlook.
- Gå inn på MinSide, og last ned Plug-in for Outlook
- Du får opp et innloggingsvindu, hvor du benytter samme brukernavn (ditt telefonnummer) og passord som på MinSide. Husker du ikke passord, får du dette bestilt dette på MinSide.
- Restart Outlook når installasjonen er ferdig.
- Definer profil for din fraværsassistent.
- Trykk på fraværsikonet i Outlook og gå til mappen ”Fraværsassistent”.
- Dette er nødvendig for å tilpasse hvordan du foretrekker at fraværsassistenten skal fungere for deg. Du kan når som helst endre disse innstillingene senere.
- Tast inn telefonnummer og passord til MinSide når du blir bedt om dette
- Velg kalenderfunksjon i Outlook
- Lag en ny avtale
- Trykk ”Fraværsassistent”-ikonet i menylinjen
- Velg eventuelt fraværsårsak
- Velg om innringer skal få opplest fraværsårsak og varighet. Betjener du selv i dag køer på sentralbord, kan du velge om du vil være utmeldt av kø i perioden du er opptatt.
- Velg profil
- Fraværsassistent er nå aktivert på avtalen du har laget.
- På sentralbordet merkes alle aktive avtaler med egen farge (blå)
Valgmuligheter du har med tjenesten:
- Du kan velge om du vil styre henvendelsen til en kollega, sentralbord, din telefonsvarer, eller la den ringe på telefonen din.
- Du velger selv om du ønsker å opplyse om du er opptatt, og i tillegg kan du opplyse fraværsårsak og når du er tilgjengelig igjen.
- Du har sikkert noen henvendelser du alltid må besvare. Disse kan du definere på en egen VIP-liste, og du er dermed alltid garantert at de slipper igjennom.
- Du kan enkelt styre tjenesten både fra din Outlook og mobiltelefonen
- Betjener du i dag køer på sentralbordet, kan du velge om du vil automatisk vil bli meldt ut av kø under aktiv avtale.
Nyttig å vite for deg som betjener sentralbord:
Ved oppstart av sentralbord vil du få spørsmål om du ønsker å laste ned oppgraderinger. Svar JA. Installasjonen gjøres automatisk, og du er i gang. Du vil få mulighet til:
- Å bestille konferanse og sende ut bekreftelse til møtedeltagere på SMS og e-post
- Å se en komplett samtalelogg på all trafikk inn til bedriftens hoved- og kønummer.